Un logiciel de gestion de fichiers, souvent appelé encore « gestionnaire de base de données » est un outil indispensable à tous ceux, entreprises ou particuliers, qui ont des listes importantes de noms et d'adresses à manipuler.

    Un gestionnaire de fichiers permet en effet de stocker sous un volume réduit (disque dur, disquette, cartouche magnétique, etc.) des milliers d'adresses, et de les retrouver instantanément. Il permet de les mettre à jour à l'écran, de les trier par ordre alphabétique ou par code postal, etc. et de les éditer par exemple sous forme d'étiquettes pour faire des mailings.

Un outil de communication puissant

    Associé à un logiciel de traitement de texte, un gestionnaire de fichier devient un outil de communication très puissant. Les lettres préparées au traitement de texte peuvent être personnalisées grâce au gestionnaire de fichiers (voir Figure 78). Il suffit de prévoir dans le fichier, en plus du nom et de l'adresse, des informations propres au destinataire que l'on veut toucher (mots, petites phrases, messages, etc.) pour transformer une simple circulaire en une lettre qui semblera individuelle, alors qu'elle est envoyée à des milliers d'exemplaires.

Figure 83.  Schéma d'une gestion de fichiers
appliquée à une gestion des stocks.

Une base de données pour l'entreprise

    Un gestionnaire de base de données permet de gérer simultanément plusieurs fichiers. Or, dans une entreprise on jongle en permanence avec de multiples fichiers : clients, fournisseurs, personnel, prospects, etc. L'entreprise peut avoir à communiquer des informations à tout ou partie de ce public qui peut représenter des centaines ou des milliers de personnes. Le gestionnaire de base de données devra permettre d'effectuer des tris et des traitements (saisie, affichage et impression) sur l'ensemble de ces fichiers, afin de permettre à l'entreprise d'utiliser au mieux tous les fichiers qu'elle possède.

La gestion de stocks

    L'une des applications les plus courantes de la gestion de fichier dans une entreprise est la gestion de stocks. L'approvisionnement des matières premières pour une usine ou des produits finis pour une société commerciale, joue un rôle très important dans le bon fonctionnement d'une entreprise (Figure 83). Pour chaque article en stock, le responsable du stock doit pouvoir répondre instantanément :

• Quel est l'état des stocks ? Les mouvements (Entrées/Sorties) ?

• Quel est le seuil au-delà duquel il faut renouveler tel ou tel article?

• Quelle est la valeur des produits en stock ?

• Quel est le taux de rotation du stock par article, etc.

Figure 84.  Exemple d'écran de gestion des stocks.

    Toutes ces informations sont stockées dans le fichier des stocks, mises à jour et triées suivant des principes analogues à ceux de la gestion d'un fichier d'adresses (Figure 84).